今日の授業内容と学習目標

講義：メール課題の解説

• メール課題の改善の余地がある部分と改善例を把握する

実習：Googleドライブの利用

• Googleドライブを利用してファイルの共有ができる

講義＋実習：ワープロソフトの利用

• ワープロソフトを使って見やすい文書の作成ができるようになる
  　
  • フォントの調整
  • 箇条書きの設定
  • 中央揃え・右揃えの設定
• ワープロソフトを使って文書に画像を挿入し適切に処理することができる

メール課題の解説

留意すべき点は以下のとおり

1. 適切な件名がついているか

   • 用件がはっきりと分かること。
   • 良い例：レポート提出期限変更に関するお願い、面会指導のお願い
   • 改善が必要な例（スパムメールと誤解する）：空いている時間は何時ですか・すみません
   • 他に、極端に長いものも好ましくない（件名が最後まで表示されない）。20文字は超えない方が良い。また、文章にもしない方が良い

2. 適切な宛名

   • 「大学名・科目名＋＊＊先生」、などのように、どの科目についての連絡か明示するとよい（1つしか担当科目がない教員はあまりいない）。
   • ただし、分野などによってはこれを不要とする場合もあるので、その分野のマナーに敏感であること。

3. 適切な名乗り

   • 上記と同様に、「＊＊大学で＊＊を履修している＊＊と申します」とあると良い。理由も同様。

4. 用件が冒頭にあり、全体的に明瞭な記述であること

   • 良い例：「レポートの提出期限について、延期をお願いしたくメールを差し上げました。」
   • 期限延長のお願いの場合、「いつなら提出できるのか」を明示した方が良い（その期限が認められるとは限らないが）。

5. 適度な改行

   • 3-4行ごとに空白行を1行入れると見やすい。
   • 1行は30文字程度を超えない方が良い（超える場合は文節の区切りなど適当な場所で改行）

6. 署名

   • 文末に、「氏名・所属・メールアドレス（必要に応じて電話番号）」を記入する（私の例は以下の通り：読みづらい名前の場合、フリガナやアルファベットがあるとよい）。
   • アルファベットの場合、姓が全て大文字、名が最初の文字のみ大文字で他は小文字）。
   • 署名の後には文章を書いてはならない（読んでもらえなくても文句は言えない）。
   • 所属などをどこまで書くかは相手との関係に依存するので、何パターンか作っておくとよい。最低限、氏名は入れること。
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全体的な傾向

• 名乗り方（名乗っていない、授業名が書いてない）・改行（全くなされていない）・署名（ない）については、改善の余地のあるものが多かった。
• 本文の明瞭さについては、ほとんど問題なかった。
• 「期限を延長して下さい」・「提出が遅れます」のように結論を押しつけるニュアンスの文章は、押しつけがましさを感じさせてしまいマイナス。あくまで「お願いする・提案する」というスタンスで書くこと。その上で、具体的にいつ面会して欲しいかを複数挙げる、いつまで期限を延ばして欲しいのか具体的に挙げるとさらによい。
• 尊敬語と謙譲語（申し上げる、いたす、差し上げる、など、自分の動作を低める・へりくだる表現…これを使いこなせれば、「させていただく」などの表現に逃げることををかなり避けられる）の使い分けに留意すること。
• 職位の誤記（教授・准教授・教諭など）…「先生」とするのが無難でしょう。
• 回答例はこちら。

Googleドライブの利用

ファイルの共有機能の実験

• 【ケースa】Googleドライブ上に保存したwordなどのファイル…共有相手はダウンロードして編集することができる。
• 【ケースb】Googleドライブのドキュメント作成アプリなどで作成したファイル…共有相手はウェブ上で編集・コメント挿入することができる。先週のメールの書き直し課題で行ってもらったのはこれ。
• 一つの文書を複数人で編集して最終版とする場合などに便利。ただしGoogleドライブのドキュメント作成アプリなどは、無料である分機能的には劣る。

【ケースa】をやってみる

1. keio.jpにログインし、【Google Apps】→【ドライブ】→上向き矢印→【ファイル】で、アップロードするファイルを選択する。
2. 試しに、第2回授業の時に作った「テスト1.txt」などのメモ帳のファイルを教員宛に共有してみる。メールアドレスの先頭の文字「y」を入れるとおそらく候補として出てくる。
3. 試しに、こちらからも一つ画像を共有し返す。

Wordの利用

目的と前提

Wordという特定のソフトの使用方法が大事なのではなく、目的（たいていの場合は「ちゃんとした文書」の作成）に即したワープロソフトの利用方法が大事。

多くの文書を見る人に自分の文書を見てもらうには、「ちゃんとした文書」である必要がある。外見が整っていないと中身の判断自体をしてもらえない。＝中身で勝負するためには外見を整える必要がある。

そこで、まずは「ちゃんとした文書」とはどのようなものかを確認する。

• トピックの階層性が明瞭であること。


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• 文書名が明示されていること（通常は上中央）。
• 文書作成者名・日にちが明示されていること（通常は右上）。
• 誰にあてた文書であるのかが明示されていること（通常は左上）。
• 以上の3点は横書きの文書を想定しているが、縦書きの場合は右に90度回転させて考えること。
• 2ページ以上の場合はページ番号が振ってあること（ホチキスは左上止め：縦書きの場合は右）。
• 書籍等やネット上からの引用があるのであれば、引用部分とソースが明示されていること（通常は文末）。

Wordの基本操作

タブ／グループ／ボタンの階層関係

• ボタン…個々の機能を直接操作するためのもの。
• グループ…関連するボタンを集めたもの。
• タブ…関連するタブを集めたもの。7つある。
• リボン…あるタブ全体（グループ・ボタンを全て含む）。
• 画像や表など、特別なものを挿入してその部分をクリックすると、その特別なものを操作するためだけのタブが新たに現れることがある。

フォント（上記の画像の赤線部）

• フォントとは文字の書体のこと。文書に文字と英語が混じっている場合、Wordでは見映えを良くするため和文フォントと英語フォントには別のものが使用される。日本語が「MS明朝」の場合、英語フォントは「Century」が自動的に使用される。フォントの大きさは初期設定では10.5ポイントになっている。
• 変更したい箇所を選択してから、【ホーム】タブの【フォント】グループ上で変更する。選択した後にその部分を右クリックするという方法もある。
• 太字、斜体、下線、囲み線、文字の網かけ、蛍光ペン、フォントの色など各種の文字の装飾を行う場合は、上記と同様に、装飾したい文字を選択しておいて、【ホーム】タブの【フォント】グループ上で指定する。文字装飾を解除するときには選択しておいてもう一度そのボタンを押せばよい。
• 2³、H₂0などのように上に付けたい文字、下に付けたい文字がある場合は、その文字を選択しておいて、【ホーム】タブの【フォント】グループの【上付き】もしくは【下付き】をチェックする。

箇条書き（上記の画像の緑線部）

• 同じレベルの話題を列挙するときには、箇条書きにした方が見やすい。
• 箇条書きにしたい範囲を選択し、【ホーム】タブの【段落】グループの【箇条書き】ボタンを押す。記号を変更したい場合は、【箇条書き】ボタンの下向き三角ボタン（アローボタン）を押して選択する。
• また、ある特定の記号や数字を文頭に入力すると自動的に次の行にも同じ文字が入力される機能もある。まず、行頭に任意の記号（●や＊など）をつけて文書を入力し、改行する。すると次の行にもその記号が自動的に入力される。箇条書きを終了する場合は、行頭で何も入力せずに改行すればよい。
• 箇条書きの中にさらに箇条書きを入れる（入れ子状にする）ためには、入れ子状にしたい部分を選択して【tab】キーをクリックする（入れ子を解除したい場合には【tab】+【shift】キーをクリック）。

箇条書き練習 以下のリンクからファイルをダウンロードし、【ドキュメント】→【基礎情報処理】 フォルダ内に保存しなさい（フォルダがない場合は作成すること）。 箇条書きの練習ファイル 「＊＊の鉄道」〜「会社名」〜「路線名」の順にレベルを設定し整理すること。以下の通り。

段落（上記の画像の緑線部）

• 文字列の配置（＊＊揃え）　見出しを行の中央に、文書作成の日付や文書作成者名を行の右側に配置する場合などに用いる。
• 配置を変更したい段落内にカーソルキーをおき、【ホーム】タブの【段落】グループの【中央揃え】ボタンなど。変更したい段落が複数ある場合は、複数の段落を選択する。
• インデント　文章や段落の行頭や行末の字下げ機能のことをインデントという。スペース（空白）で字下げを調整すると、文字の削除や追加を行なったときに字下げの位置がずれてしまうが、インデントを使用すれば常に一定の位置で折り返してくれるので便利である。【ホーム】タブの【段落】グループの【インデントを増やす】ボタンによる。
  
  例えば、レポートや卒論において長い引用をする場合には、インデント機能を使って行頭を2−3文字下げて、長い引用であることを明示するなどの使い方がある（短い引用の場合は、「」で囲って本文中に表記するのが一般的）。
• より細かい設定を一度に行うには、【ホーム】タブの【段落】グループの右下の矢印のようなボタン（ダイアログボックスランチャー：段落タブの右下の黒線部）から操作するとよい
• 英単語の途中で改行　【段落】→【体裁】→【英単語の途中で改行する】。URLを含む英単語の途中では改行がされない設定になっているが、見栄えが悪くなる場合があるので、差し支えなければこの処理を行って、英単語の途中で改行が実施されるようにする。

ページ設定（上記の画像の青線部）

• ページの段数や文字数、行数、余白などを設定したい場合は、【ページレイアウト】タブの【ページ設定】グループで行う。【段数】や【文字数と行数の指定】などで任意の数値を入力して「OK」を押す。
• なお【字送り】とは文字と文字との間隔を表し、【行送り】とは行と行の間隔を表す

画像の挿入（上記の画像の茶線部）

• 【挿入】タブの【図】グループの【図】ボタンをクリックする。挿入したい図の保存場所を探し、【挿入】ボタンをクリックする。
• 挿入された図を選択すると、外周部が線で囲まれ、【図ツール】リボンと【書式】タブが現れる。ここで、文字列の折り返し、サイズ、枠線の有無やその形状・色などを調整できる。
• よく使用する機能は、「文字列の折り返し」である。デフォルトでは「行内」が選ばれている。これは挿入されたクリップアートが文字と同じ扱いであることを意味する。それ以外のもの（例えば、「四角」）を選択すると、クリップアートが文字とは独立して操作可能となり、文書内の自由な場所に移動させることができる。「四角」・「外周」などは、クリップアートと文字の位置関係を表している。

その他

• 書式のコピー　同じ書式（フォントサイズや箇条書きなど）を離れた場所で使う場合、最初の場所で書式をコピーし離れた場所に貼り付けると、その都度書式を設定する手間が省ける。書式のコピーをしたい部分を選択し、【ホーム】タブ【クリップボード】グループの【書式のコピー/貼り付け】ボタンで書式をコピーし、貼り付けたい部分をドラッグする。
• 改ページ　レポートなどを作成する時に、１ページ目に題名、氏名、学籍番号などを書いて表紙とし、次ページから本文を作成することが多い。この場合、次ページまで改行を行うのではなく、【挿入】タブ【ページ】グループの【ページ区切り】ボタンを使用する。
  卒論などで、章ごとにページ区切りをしておくと、ある章の行数の変化などの影響が後の章に及ぶのを防ぐことができる。
• 段組み　【ページレイアウト】タブの【ページ設定】グループの【段組】ボタンで、文書の全体の段組を変更できる。文書全体ではなく特定の段落だけ設定したい場合は、設定したい段落を選択してから、【段組】ボタンによって指定する。
• ヘッダーとフッター　
  ヘッダーとフッターとは本文とは別にページの上下にある余白部分に文字などを挿入できるスペースを指す。ページ上部にはヘッダーを、ページ下部にはフッターを挿入できる。
  
  普通、ヘッダーには文書のタイトルや日付などを、フッターにはページ番号などを入れる。任意のページにヘッダーやフッターを挿入すると、その文書の全てのページに自動的に挿入される。
  
  ヘッダーとフッターを編集するには、【挿入】タブの【ヘッダーとフッター】グループで行う。最初はヘッダーの入力領域が表示されるなお、フッター部分にページ番号を挿入するだけなら、【ヘッダーとフッター】グループの【ページ番号】ボタンの操作で行ったほうが楽である。
  
  ヘッダーとフッターの編集が終わったら、本文の入力領域をダブルクリックする。再びヘッダーやフッターの編集がしたい場合には、ヘッダーやフッターの入力領域をダブルクリックすることで行き来ができる（その時点で編集できる領域の文字が黒で、できない領域の文字が灰色で表示される）。ヘッダーやフッターを削除したい場合は、ヘッダーとフッターを表示して削除したい部分を選択し、Deleteキーで削除する。