教員へのメールの書き方ガイド 教員へのメールの書き方ガイド
留学生の日本語クラスではメールの書き方の指導もしていましたが、そこではとにかく「送り先の事情をよく考えて、メールを見た人がどう対応していいかを明確にする」ということが一番大切だということになっています。でも大学教員の事情って、そういえば日吉の学生さんはあまり知らないんじゃないでしょうか？事情を知らないのに配慮しろったって、それは無理ですよね。ちょっと説明してみます。
大学教員は一度の多数の学生を担当している。
多い人なら一度に６〜８クラスを担当している可能性があります。それがすべて少人数のクラスであった場合でも、軽く２００名前後の学生がいたりするわけです。履修生が数百名〜１０００名以上になることも珍しくありません。さらにメールの連絡は以前の履修生や、他大学の学生・院生から来ることもあります。自分ひとりがメールを送っているのではないことをまず認識しましょう。
大学の専任教員は授業だけをしているのではありません。大学教員の仕事は「教育・研究・大学運営」の３つです。
さらにこれらに加えて、学外での学会活動や講演や執筆の依頼や、政府等の委員会に入っている教員もいます。学外の仕事で土日が全部つぶれることも多いです。学生にメールアドレスを公開しているような教員なら、メールを送ること自体にはまったく問題ないと思いますが、そういう教員が他の人よりヒマだというわけでは決してありません。
大学教員の仕事についてのさらに詳しい情報は→「しごとガイド：大学教員」
以上の２点を踏まえてメールを書くときの注意点を考えてみましょう。
メールのサンプル文章と注意点