教員への英文メールの書き方

英語の勉強をいくらやっても、失礼なメールを送って悪い印象を持たれるようではコミュニケーション能力を身につけたとは言えません。社会に出てからも必要になる表現ですので、学生のうちにできるだけ練習しておきましょう。

１．面談の依頼

　悪い例

よい例

Ms. Fukuzawa

Good morning. This is Taro Keio. I didn’t understand the lecture. I have to talk to you today. I will go to your office after today’s class.

Professor Fukuzawa,

I am enrolled in your ‘Introduction to Politics’ class on Wednesday. I have a few questions about the lecture today. I know you have an office hour, but unfortunately I have a class during that period. Would it be possible to meet you at some other time this week? I would appreciate it if you let me know when you would be available.

Thank you very much,

Taro Keio

教員への宛名は冒頭に必ず書きましょう。’Professor＋苗字’ とするのが無難です。特に、博士号保持者にMr/Ms.を使うのはマナー違反です。
‘I have/need to talk to you.’や‘I will ….’ のような断定調は、「命令」のニュアンスが強く、特に目上に使うと悪印象を持たれる表現です。極力避けたほうがよいでしょう。例にあるように、疑問文や「もし～していただけると（ありがたいです）」という仮定法を使うのがポイントです。
相手の都合を聞かずに話を進めるような書き方は失礼なので避けましょう。

２．資料貸し出しのお願い

　悪い例

よい例

Mr. Fukuzawa

I need the book “WTO A to Z” to write a report, can I borrow it from you? I will go to your office at 4 o’clock on next Monday, I hope you are in the office. Please give me a good response. Thank you.

Professor Fukuzawa,

I am writing a report about the WTO and need to refer to the book “WTO A to Z”. But the book is not available at library. I hate to trouble you, but I wonder if it would be possible for me to borrow your copy over the weekend. I have class during the 1^st and 3^rd period on Wednesday, and during the 2^nd and 3^rd periods on Thursday. I will visit your office to pick it up whenever it is mutually convenient.

Sincerely,

Taro Keio

‘Please give me a good response.’というフレーズは実際にあった例ですが、このような文脈では意味不明です。「よいお返事をお待ちしています」という意味なのかもしれませんが、日本語メールであってもこのような場合には適切ではありません。
教員に依頼をする前に、自分で解決しようと努力したことを説明してください。
返事がOKである場合に都合のよい日時が教員側ですぐに決められるように、最初から必要な情報を書きましょう。
‘I wonder if it would be possible + to不定詞’というのも仮定法を使った依頼表現のバリエーションです。
‘Sincerely (yours)’ ‘Respectfully’はメール文の最後に使うフォーマルな表現です。いきなり本文が終わってしまう場合よりも丁寧な印象を与えます。

３．締め切り延長の相談

　悪い例

よい例

Emergency! I was sick and missed the deadline. I will bring it later. Please wait for me.

Professor Fukuzawa,

I am enrolled in your ‘Economics and Japan’ class on Friday. I had a fever and I have been in bed for three days. I am terribly sorry, but I cannot submit the report on time. Is there any chance of your extending the deadline to January 10? I will bring a doctor’s note to the next class.

I appreciate your consideration very much.

Sincerely yours,

Taro Keio

締め切りの延長はよほどの非常事態でなければ交渉すべきではないことですので、誰もが納得する事情であることを説明しましょう。
どの程度の延長なのか、正確な日付で提案してください。
‘I am terribly sorry, but…’は「大変申し訳ないのですが」に近い表現です。
‘Is there any chance of ...ing.’には「もしかして～できないでしょうか」というニュアンスが含まれています。
‘I appreciate your consideration.’は「ご検討いただけましたら幸いです」と同じような言い方です。

４．欠席の事前説明

　悪い例

よい例

Ms. Fukuzawa,

I have to go back to Hiroshima tomorrow, so I cannot go to tomorrow’s class. Please forgive me.

Professor Fukuzawa,

My parents contacted me this afternoon to tell me that I need to go back to Hiroshima right away. I am afraid that I cannot attend tomorrow’s class. I will ask my father to write a note for you. I am planning to get copies of the handouts and/or any homework assignment from my classmates.

Thank you very much for your consideration.

Respectfully,

Taro Keio

時間がないケースが多いと思いますが、誰が見ても納得できる事情であることがわからないとかえって読む人に悪印象を与えます。
‘I am afraid + that節’は、「申し訳ないのですが」というニュアンスを伝える表現です。
これは一種の「交渉」メールですので、一方的な依頼をするのではなく、自分はどのような対応をするつもりなのかを説明してください。

５．教員への返信

　悪い例

よい例

I give you my consent.

Taro

*****

>Taro,
>
>I can see you on Monday at 3 pm.
>Please come to my office.
>
>Yukichi

Professor Fukuzawa,

Thank you for your reply. I will meet you at your office on Monday.

Taro Keio

*****

>Taro,
>
>I can see you on Monday at 3 pm.
>Please come to my office.
>
>Yukichi

悪い例（実際にあった例）は「承知しました」と言いたいのだと思いますが、この表現に対応する英文表現はありません。無理に翻訳すると「許可を与えてやる」というニュアンスの、非常に失礼な言い方になってしまいますので気をつけましょう。
返信であっても「宛名」「署名（フルネーム）」は毎回書きましょう。

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