いままでに天文学会の例にならって、保育室を成功させた学会があります。
そこで保育室設置を準備するときの手順をまとめました。


(１)ホームページで情報収集
http://sunrise.hc.keio.ac.jp/~mariko/astro.html
研究を続けるために、というところに情報があります。
(天文学会のホームページをみても、ここへ飛んできます)

(２)ニーズを確かめること。
天文学会のように学会員全員にアンケートするのは大変なので、
簡単な方法を紹介します。
保育室は２、３人家族の申し込みがあれば、実施できます(１家族だけだと
子供が熱を出してキャンセルした場合に中止になってしまう)。
ニーズを確認したら、学会の理事など(あるいは実行委員会)に保育室の
設置を申し入れましょう。
１)大会開催の案内に「保育室の設置を予定しています。希望者は○○まで」と
  一行いれてもらう。
２)会場内の１部屋を提供してもらう。部屋代は学会もちにする。
３)できれば補助金をもらう。
前例が大切なら、天文学会や他の学会の例を根拠にあげるとよいでしょう。

(３)ベビーシッターの方法を決める
１)プロの保育者を頼んだほうが安心。
  学会員が使っている会社を紹介してもらうか、全国ベビーシッター協会
  加盟の派遣会社(保険がついているしサービス基準が安心)
２)予算等に問題がある場合は、親が交互に保育するなどの方法もある。
  (保険証などの準備をすること)
３)何もできない場合でも、子供のための休憩室／授乳室を用意するだけでも、
  ずっと楽になる。

(４)部屋の確保
学会会場内に部屋が取れない場合には、自分の宿舎を使用することも検討。
設備：冷蔵庫がなければ、クーラーボックスと氷で代用するなど工夫を。

(５)予算
カンパを集める、学会から補助をもらう、など。
天文学会では、親から若干の料金をとり、あとは学会の予算から出しています。
(子供が２〜３人、保母さん１〜２人、会期が２〜３日間なら予算はおよそ
７〜９万円くらい、学会補助は５〜８万くらいです)