メールを書くときにはここに注意 (2013年6月13日改訂)


◎学生からのメールとしてはかなりよくできているメールの例2つ:

送信者:Hanako Suzuki
日時:2013年X月X日 20:45
宛先:Kazumi Matsuoka
件名:英語の勉強法について(質問)


松岡先生 ←宛名。必ず書く。

「英語セミナー(上級)」を履修している、経済学部1年X組の鈴木花子です。


8月中旬のTOEICの準備をしているのですが、特に文法が弱いのではと思っています。もっと自分で勉強したいのですが、どの本を買えばよいのかわかりません。本や勉強法について、何かアドバイスをいただけないでしょうか。

お手数をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

鈴木 花子 ←署名。必ず書く



送信者:
Taichiro Yamada
日時:2013年X月X日 20:45
宛先:Kazumi Matsuoka
件名:「XX学概論」レポート課題(山田太一郎)


松岡先生

「XX学概論」を受講している、文学部3年X組の山田太一郎です。今学期の期末レポートの件ですが、いま考えているトピックや内容について、少しご相談できればと思います。

 先生のご都合のよい時間をお聞きして、研究室の方にうかがいたいと思いますが、よろしいでしょうか。お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

山田 太一郎

×ぜひやめてほしいメールの例:

送信者:dream-lovegogo
日時:2013年X月X日 20:45
宛先:Kazumi Matsuoka
件名:X組の田中です

英語の勉強したいんですが、何したらいいでしょうか?先生が暇なときに相談していいですか?なにかいい本あったら教えてください!!早目のお返事お待ちしています♪



その1:メールには「本文の最初」に、必ず学部・学年・履修クラス・氏名を書く。相手が何時に読むかわからないので「こんにちは」などの挨拶は不要。

氏名はフルネームで書いて下さい。よほどの珍名さんでない限り、同じ苗字の学生がいくらでもいるのです。友達同士の携帯メールと違って、大人の世界では氏名を明記しないメールは非常識です。

連続してメールのやり取りをする場合は、2回目以降は省略してかまいません(ただし宛名と署名は毎回つける)。少し間があいてしまった場合は、初めての場合と同じように書きます。



その2:メールの最初は「宛名」、最後は「署名」。


携帯メールの影響か、これを省略する学生が多いですが、「宛名」はみなさんが思っているより重要な情報です。グループメールと違って特定の人宛てに書いたことが明らかになりますし、違うバージョンのメールをいくつも作って違う人に送る場合には自分の確認にも使えます。間違いメールも一瞬にして判別できます。

最後の「署名」本文に名前を書いているから省略できるというわけではありません。メール本文が完結したということを明確にするという機能もあります。


その3:件名欄にはメールの内容が容易に推測できる件名を書く

「『XX演習』宿題について(質問)」「XX留学プログラム推薦状(お願い)」というように。教員に指定されない限り、件名欄に学年や氏名を書くのはやめましょう。

ただし、使用ソフトその他の事情で「送信者」に本名が出ない場合には「『XX演習』宿題について(山田太一郎)」というように、件名の最後に氏名を書き加えると、もらった教員は安心してメールを開くことができます。


その4:質問やお願いのメールの場合は「ご多忙中」「お忙しいところ」「申し訳ありません」「恐縮ですが」などの表現を使うこと

自分の都合で質問・問い合わせ・頼みごとをするときには、一回目のメールに「ご多忙中のところ申し訳ありません」「お忙しいところ誠に恐縮ですが」などのフレーズを必ず入れてください。こういうフレーズはすぐ出せるように登録するとよいでしょう。

メールの最後は用件が何であってもたいてい「よろしくお願いいたします」となります。


その5:相手に「指図」をしない

「早めのお返事お待ちしております」のように締めくくる学生さんがいますが、このように、相手に(「早く返信しろ」と)指図をするような表現は、目上に対して失礼です。

同じような例に「このメールへの返信は必要ありません」というのがあります。返信するかしないかはメールをもらった相手(教員)が決めることです。

人を敬うという態度の基本は「自分のことより相手の都合を先に考える」「物事はなるべく相手に決めてもらえるように配慮する。自分は合わせる」という発想です。余計なひと言で読み手に悪印象を与えないよう気をつけましょう。


その6:質問やお願いのメールで「〜してください」は厳禁

「〜してください」は命令形です。敬語を使う場面では避けること。「〜していただけないでしょうか」「〜していただけましたら幸いです」を使いましょう。詳しいことは敬語の使い方のページを参照してください。


その7:一度で話が通じるように(丁寧な日本語で)説明する。「暇」という表現は使わない

1〜2行のメールではまず話は通じないです。何が聞きたいかわからず何度もやりとりするのはお互いに時間の無駄ですね。「何のために情報を集めているのか」「どこまで自分で調べたのか」など、ちょっとでも説明があると全然違います。話し言葉と書き言葉は違うので、普段教員に直接話しているときより、文章表現はもうちょとだけ丁寧にしてください。

「暇があったら」「暇な時間」という表現が使えるのは、「あそびの相談の時だけ」と考えてください。「お時間がありましたら」「ご都合のよい時間」と書きましょう。

その8:教員から情報が無事届いたことを確認する御礼のメールを送る

自分の問題が解決したら、ぷっつりと連絡がそこで終わってしまうというタイプの学生さんがよくいますが、大変失礼な態度だと思います。

まれではありますが、メールが何かの事故で届かないということはいつでも起こり得ることです。メールが届いたことを確認してもらう意味でも、最後のお礼は必ず書きましょう。

◎最低このぐらいは書いてほしいという例:
(問い合わせメールのへの返信に対するお礼)


送信者:Taichiro Yamada
日時:2013年X月X日 20:45
宛先:Kazumi Matsuoka
件名:Re:Re:宿題の質問

松岡先生

返信ありがとうございました。参考にさせていただきます。

山田 太一郎


ここで説明したマナーは社会に出てからも使えるものですので、早いうちにおぼえてしまいましょう。

英文メールの場合にも類似のルールがあります。教員への英文メールの書き方へ

松岡 和美(慶應義塾大学経済学部)